Skærpede krav til digitalisering af salg
Måske har du allerede hørt om det – måske har du ikke.
Men fra januar 2024 trådte der en ny lov om kasseapparater i kraft, som har betydning for en lang række virksomheder i Danmark, da lovkravet har sat nye krav til digitalisering af salg. Det er en lov, der skal være med til at inddæmme sort arbejde i en række brancher.
Hvornår skal man have et kasseapparat?
Fra 2024 skal virksomheder med digital salgsregistrering have kasseapparat. Dette krav gælder specifikt for virksomheder inden for udvalgte brancher som caféer, restauranter, og visse detailhandlere, der har en omsætning på mere end 50.000 kr., men mindre end 10 millioner kr. årligt. Det er en del af en indsats for at digitalisere salgsregistrering og bekæmpe sort arbejde.
I artiklen her kan du læse mere om, hvad den nye lov til digitale kasseapparater går ud på, hvilke ting du skal være opmærksom på, hvem der er blevet pålagt lovkravet og hvordan Amero kan hjælpe dig til at undgå bøder fra SKAT.
Hvad går SKATs lovkrav ud på?
De nye lovkrav gør sig gældende for en række virksomheder fordelt på fire forskellige brancher, som fra d. 1. januar 2024 blev pålagt at have et digitalt salgsregisteringssystem. Det betyder, at omkring 12.500 virksomheder skal bruge digitale salgsregistreringssystemer. De nye lovkrav indbefatter i alt 15 tekniske krav til forretningers kasseapparater.
Lovkravet kommer på baggrund af en analyse fra Skatteforvaltningen, som viser, at der i disse brancher er en højere andel af fejl relateret til registreringen af salg i forhold til andre brancher.
Nemmere at kontrollere virksomheders salg
Formålet med lovkravet er, at de digitale kasseapparater – salgsregistreringssystemer, om man vil – vil gøre det betydeligt lettere for Skatteforvaltningen at kontrollere virksomheder, hvor der er mistanke om, at der bliver arbejdet sort eller snydt med moms og skat.
Nuværende skatteminister, Morten Bødskov, udtaler i skatteministeriets artikel “Digitale salgsregistreringssystemer skal skærpe indsats mod sorte penge i detailbranchen” fra 2021:
Hvem omfatter den nye lov om kasseapparat?
Ifølge skatteministeriet er de nye lovkrav pålagt fire brancher, der opfylder en specifikke krav om omsætning. Helt konkret gør de nye krav sig gældende for virksomheder inden for nedenstående brancher, som har en årlig omsætning på mere end 50.000 kroner og mindre end 10 millioner kroner.
De fire brancher er fordelt på følgende:
- Cafeer, værtshuse, diskoteker mv.
- Pizzeriaer, grillbarer, isbarer mv.
- Købmænd og døgnkiosker
- Restauranter.
Kontrolbesøg og bøder fra SKAT
Det er som forretningsejer dit eget ansvar, at du siden januar 2024 har haft et digitalt kasseapparat.
Hvis din virksomhed er en af de virksomheder, som er pålagt de nye lovkrav, og du stadig ikke har anskaffet et digitalt kasseapparat siden januar 2024, kan du risikere store bøder fra SKAT ved eventuelle kontrolbesøg. Efter første kontrolbesøg med udstedet bøde, vil hvert følgende kontrolbesøg, hvor kravene fortsat ikke opfyldes, resultere i bøder, hvor beløbet stiger med 10.000 kr. pr. bøde pr. gang.
Din virksomhed kan derudover også risikere at blive pålagt dagsbøder på minimum 1.000 kr. pr. dag, indtil kravene om digitalt kasseapparat opfyldes.
At ignorere kravene fra SKAT kan derfor blive en dyr affære – og hurtigt meget dyrere, end hvis du blot investerer i et nyt, moderne og digitalt kasseapparat. Men inden du investerer i et nyt digitalt kasseapparat, kan det være en fordel at skabe et overordnet overblik. Derfor er det en rigtig god ide at undersøge forskellige muligheder og have de nye krav med i baghovedet.
Vi ved, at kravene kan være en jungle at finde rundt i. Er du i tvivl om, om dit nuværende kasseapparat lever op til kravene, kan vi hjælpe dig med at blive klogere på de 15 tekniske krav.
Lever dit kasseapparat op til de nye lovkrav?
Lad os få et overblik over de krav, som SKAT har pålagt udvalgte brancher fra 2024.
Kan du nikke genkendende til alle 15 spørgsmål, og dit nuværende system derudover lever op til kravene om typer af salg der skal registreres, kan du være sikker på, at din nuværende løsning lever op til lovkravene.
Du kan læse mere uddybende om de enkelte krav på SKATs hjemmeside.
Krav om registrering af salgstyper
Som ovenfor nævnt, er der ligeledes krav til, hvilke typer af salg dit kasseapparat skal registrere.
Disse krav kræver blandt andet, at alle digitale betalingsmidler – som betalingskort, mobilbetaling o.lign. – skal være tilkoblet dit kasseapparat, så disse betalinger automatisk registreres i systemet.
For at registrere digitale betalinger automatisk i systemet, må du investere i en betalingsterminal, som integreres til dit kasseapparat, så data automatisk udveksles mellem din betalingsterminal og kasseapparat. Overvej i denne overbæring, om du vil tilbyde din kunder muligheden for at betale med MobilePay, Apple Pay og Google Pay.
Og så vil det være en fordel for dig og din forretning, hvis du kan modtage digitale betalinger, selvom dit internet forsvinder, og du dermed er offline.
Derudover er det et lovkrav at tage imod kontant betaling, og det kræves derfor også, at dit kasseapparat registrerer disse betalinger automatisk i systemet.
Slutteligt må også online-salg, via eksempelvis forretningens website, registreres i kasseapparatet. Dette gør sig også gældende, hvis man som forretning sælger gennem online portaler som eksempelvis madbestillingsfirmaer. Også hvis betalingen sker direkte til madbestillingsfirmaet, som registreres som anden betalingsmetode i systemet i lighed med kontant betaling.
Krav til informationer på kvittering
Kravene til kassesystemer stiller også krav til de informationer, man som virksomhed printer på sine kvitteringer. Derfor er der visse informationer, der skal fremgå på dine kvitteringer, hvis du vil sikre dig at leve op til lovkravene:
- Forretningens CVR eller navn
- Udstedelsesdato på kvitteringen
- Produkt
- Købets beløb, inkl. eventuelle rabatter eller andet information
- Momsbeløb, eller oplysning om at momsen udgør 20% af den samlede betaling
Krav til informationer på faktura
Ligesom at der stilles krav til informationer på de kvitteringer du printer i din forretning, er der også visse informationer der skal fremgå af fakturaer, såfremt du gør brug af disse i din forretning. Følgende informationer skal fremgå af en fuld faktura:
- Udstedelsesdato på faktura (fakturadato)
- Fortløbende nummer, der bygger på én eller flere serier, og som identificerer fakturaen
- Forretningens cvr-nr.
- Forretningens navn og adresse
- Købers navn og adresse
- Mængde og art af leverede varer eller omfang og art af de leverede ydelser
- Fakturadato
- Momsgrundlaget, pris pr. enhed uden afgift, eventuelle prisnedslag, bonus og rabatter, hvis disse ikke er indregnet i prisen pr. enhed
- Gældende momssats
- Momsbeløb
Krav om OCES-certifikat
Blot for at gøre kravene endnu mere komplekse, stiller skattestyrelsen ligeledes krav til at man som virksomhed skal anskaffe et OCES-certifikat (Offentlige Certifikater til Elektronisk Service).
Kravet skyldes, at du skal bruge dette tilsendte certifikat til digitalt at signere XML-filen fra kasseapparatet.
Såfremt du driver en forretning, hvor data opbevares hos leverandør eller tredjemand, og den elektroniske fil sendes på dine vegne via denne tredjepart, skal tredjeparten signere dataen med sin egen OCES-certifikatet.
Fordele ved at anvende et digitalt bogføringssystem
Grundlæggende for de nye lovkrav er det, at man skal sikre et tilstrækkeligt dokumenteret datagrundlag for virksomheds registrering af salg.
Lovkravene siger altså – hvis vi skærer helt ind til benet – at det skal være nemt at kunne følge med i forretningers daglige salg.
Spørger du os, er den nemmeste måde hvorpå du kan skabe et fyldestgørende overblik over dit daglige salg, at integrere dit økonomisystem til dit kasseapparat. På den måde bliver dagens salg automatisk overført fra kasseapparatet til kassekladden i dit økonomisystem – og du behøver ikke at løfte en finger.
For nyligt har Erhvervsstyrelsen ligeledes indført krav til en lang række virksomheder om digital registrering af bogføring, hvilket kræver en integration mellem kasseapparat og økonomisystem. Læs mere i vores artikel om Erhvervsstyrelsens krav til digital bogføring her.
Snak med en erfaren leverandør af digitale kasseapparater
Tag kontakt til en mulig leverandør af kassesystemer, som du finder troværdig og har tillid til. Det gælder både hvis du har spørgsmål til, om dit kasseapparat lever op til kravene fra SKAT, eller hvis du er på udkig efter et kasseapparat, der opfylder de 15 tekniske krav.
Undersøg derfor gerne flere forskellige leverandører og find en løsning, hvor du føler, at du vil få det bedste produkt og den bedste support.
Du er til enhver tid velkommen til at give os et kald på 77 34 34 80 – vores rådgivning er altid gratis.
