I Odder har rundt regnet 45 frivillige deres daglige gang i den store genbrugsforretning Retroen Odder, som hører under KFUM’s Sociale Arbejde. Efter et skifte til to nye FlexPOS Kassesystemer, bøvler de mange frivillige ikke længere med komplekse systemer, individuelle afdelingsbudgetter samt dårlige flows, men har i stedet fået meget mere tid til dét, der giver mening for dem.
Fra flere små forretninger til én samlet
I sommeren 2019 tog Retroen Odder en beslutning om, at et POS-skifte var nødvendigt. Det daværende system var kort sagt for komplekst og slet ikke hensigtsmæssigt for de rundt regnet 45 frivillige, der har sin daglige gang i forretningen.
Hidtil havde forretningen nemlig været inddelt således, at de frivillige tog imod betalinger i de individuelle afdelinger af den store forretning. Ved afslutningen af dagen blev alle de forskellige afdelingers indtjening samlet ved forretningens ene kasse, hvor dagens samlede salg blev gjort op. Det betød, at forretningen i princippet bestod af en masse små stande, som hver især håndterede betalinger fra en pose, i stedet for at fungere som én samlet forretning med én samlet økonomi. Det var kort sagt for bøvlet ifølge Hanne Rasmussen, som i dag er frivillig på 11. år i Retroen Odder:
Derfor var brugervenlighed og simplicitet to vigtige kriterier, da et nyt system skulle findes. Og da valget faldt på FlexPOS Kassesystemet, opdagede forretningen i øvrigt hurtigt, at én kasse ikke var nok. Med det nye kassesystem og den forbedrede kundeoplevelse, voksede også mængden af besøgende i forretningen, og derfor var tilføjelsen af en ekstra kasse nødvendig for at imødekomme de begyndende kødannelser.
Det nye set-up med bonprinter og betalingsterminal sikrer, at kunder, der har brug for købsbevis på eksempelvis elektronikvarer, får udleveret kvitteringer, ligesom kunderne kan betale med den valuta, de ønsker.
Mere tid til dét, der giver mening
Med skiftet til de nye kassesystemer, fik de frivillige også fjernet en betydelig arbejdsbyrde fra deres skuldre, da de dermed undgår den bøvlede betalingsproces i de individuelle områder. Det har til gengæld skænket dem en mængde tid, de kan bruge på alt dét, der giver dem mere værdi – hvad enten det er sortering af varer, at holde styr på eget område eller noget helt tredje. Det giver en særlig værdi, da drivkraften er hyggen og værdien i det frivillige arbejde, snarere end komplekse systemer.
Brugervenlighed for de frivillige
Da den daglige gang i forretningen styres af de mange frivillige i forretningen, hvoraf størstedelen er pensionister med en lang række af forskellige baggrunde, er det altafgørende med et brugervenligt system, som også ikke-IT-kyndige kan navigere i. Det er især vigtigt, når der er et godt flow og kødannelser i forretningen, at systemerne ikke må stresse kassebrugerne unødigt.
Varegrupper i BackOffice
Skulle de frivillige fremhæve én ting ved FlexPOS Kassesystemet, som har gjort en særlig forskel for personalet, har det været den nye, overskuelige inddeling af produkter i varegrupper, som de gør stor brug af i det bagvedliggende administrationsprogram, BackOffice.
I BackOffice kan de med inddeling af produkter i varegrupper hurtigt danne et overblik over, hvilke produkter de sælger mest af. På denne måde kan de også hurtigere drage konklusioner om, hvilke produkter, der fortjener mere plads i forretningen, samt hvilke de kan nedprioritere en smule.
Undervisning, der er til at forstå
Med ethvert nyt system er det rart med brugsanvisninger, guides og/eller undervisning. Derfor blev Retroen Odders frivillige, ligesom alle andre nye FlexPOS kassebrugere, selvfølgelig også oplært i brug af kassen.
Med en halv-stor flok frivillige medarbejdere, som skal undervises i det samme system, kræver det et godt overblik for at sikre sig, at ingen går tabte undervejs i undervisningen. Spørger man Hanne Rasmussen, har der dog ingen slinger i valsen været under denne proces.
