Såfremt du har en forretning, kender du med garanti til vigtigheden i statusoptælling. Selvom det er vigtigt for at skabe et godt overblik over forretningen, er det for langt de fleste butikker blot noget, der skal overstås. Vi har derfor lavet en guide til, hvordan du nemmest kommer igennem status.
I artiklen giver vi tips og tricks til, hvordan du laver status i din butik med statusscanner og statusmodul fra Amero. Du finder også informationer om, hvad du skal bruge til at lave status gennem FlexPOS.
Planlæg status på forhånd
Planlægning er i mange tilfælde alfa og omega – og dette gælder også i forbindelse med statusoptælling. Vi anbefaler dig derfor at planlægge status på forhånd, da der kan være flere elementer, som skal spille sammen under processen. Vi giver dig her tre hurtige tips til, hvad der især kan være vigtigt at tage højde for:
1. Klargør butikken
Du gør dig selv og dine medarbejdere en stor tjeneste, hvis du i forvejen har gjort butikken klar til statusoptællingen, så det er nemt at gå til. Dette indebærer bl.a. at finde produkter frem, som er gemt på lageret, så de kan tælles med – eller at inddele butikken i lokationer, så det er nemmere at adskille. Du kan finde mere inspiration til at klargøre butikken til statusoptælling under ”Sådan gør du butikken klar”.
2. Undgå aktivitet i butikken
Vi vil til enhver tid anbefale, at du laver status mens der er mindst mulig aktivitet i butikken. Det skyldes, at det er uhensigtsmæssigt, hvis du laver salg parallelt med optællingen. Lagerstatusværdien skal være retvisende efter endt statusoptælling. Hvis du laver parallelt salg med optællingen, risikerer du, at varer der bliver talt op bliver solgt, inden status er færdig, hvilket medfører rod i lagerantallet. Det gælder også, hvis du har en webshop.
3. Planlæg med support
Hvis du ønsker hjælp fra vores supportafdeling, er det en god tid at ringe til os i god tid – gerne 14 dage før. På denne måde sikrer vi, at vi kan afsætte god tid i vores kalender til at hjælpe dig, når du har brug for det.
Gør status til en leg
Udover at planlægge status er det vigtigt at have styr på både den hardware og software, som du skal bruge til at lave status. Hvis der skal laves status gennem FlexPOS kassesystemet, er det vigtigt, at du har lagermodul og statusmodul til dit kassesystem. Er du i tvivl om du har det, eller vil du gerne høre mere, er du mere end velkommen til at kontakte din konsulent på 77 34 34 80 eller info@amero.dk.
I statusmodulet har du mulighed for at se optællingslisterne. Du kan både se ikke godkendte, godkendte og færdigbehandlede optællingslister. For at du kan aktivere og bruge statusmodulet, skal lagermodulet aktiveres. Med lagermodulet har du fuld kontrol over dit lager og kan se lagerbeholdningen.
Når du har det på plads, skal du have en fysisk statusscanner, så du kan scanne varerne ind i systemet. Med en statusscanner slipper du for at skulle tælle varer op i hånden og indtaste dem manuelt, hvilket gør status let som en leg. Du har mulighed for at købe eller leje en statusscanner fra Amero.
Klargør din statusscanner
Når du nærmer dig din planlagte statusoptælling, kan det være en god ide at tjekke din statusscanner i god tid inden dagen for optællingen. På denne måde sikrer du dig, at du, såfremt statusscanneren mod al forventning skulle bringe problemer eller ikke virker, ville kunne nå at få tilsendt en ny.
Når du skal gøre din statusscanner klar, anbefales det at tjekke følgende punkter:
- Sørg for at statusscanneren er fuldt opladt. På den måde undgår du, at den løber tør undervejs.
- Sørg for at statusscanneren har de skærmbilleder, som vores manual viser. Hvis den skriver underlige tegn eller engelsk, skal softwaren indlæses på ny.
- Du skal altid lave en testindlæsning af en vare, så du kan se, om scanneren sender data hele vejen gennem systemet. Husk at slette test-listen bagefter.
Det sidste du skal gøre er at tømme statusscanneren for tidligere data. Det er vigtigt, da data ellers vil konflikte med den statusoptælling, du skal i gang med.
Når du har gjort det, er du klar til at få ordnet de sidste ting, inden statusoptællingen går i gang.
Sådan gør du butikken klar
Den bedste måde hvorpå du kan klargøre din butik og skabe overblik før statusoptælling, er at inddele i lokationer. Når du inddeler forretningen i lokationer, gør du det nemt for dig og dine kollegaer.
Det vil eksempelvis være nemmere at lokalisere eventuelle ukendte varer, eller ikke-scannede varer. Samtidig gør det, at du håndterer færre mængder data ad gangen, hvilket er en fordel i tilfælde af, at indlæsningen skulle fejle, eller hvis scanneren skulle løbe tør for strøm. Inddel derfor i små lokationer: det tager ikke nær så lang tid at scanne en enkelt lille lokation kontra at scanne hele butikken igen.
Gode tips til inddeling af forretningen:
- Inddeling af lokationer kan eventuelt ske ved at markere butikken op ved hjælp af tape på gulvet. De forskellige områder tapes ind, og man giver herefter hver lokation et nummer.
- Du kan også inddele i lokationer ved at påsætte farvet eller nummereret papir, der inddeler de forskellige lokationer. Det vigtigste er, at I finder en løsning, som fungerer for jer.
Husk at gøre BackOffice klar
Husk også at gøre BackOffice klar, inden du starter din statusoptælling. Hvis du glemmer det, vil dine data ikke gemmes.
Ved klargøring af BackOffice skal du både have aktiveret lagermodul og statusmodul – det gør vi for dig. Har du ikke lagermodulet i forvejen, skal du kontakte os på 77 34 34 80, så vi kan få tilkoblet lagermodulet til din løsning fra Amero.
Når du har gjort BackOffice klar, inddelt butikken i lokationer og tjekket om statusscanneren fungerer optimalt, er du klar til at påbegynde din statusoptælling.
Sådan laver du statusoptælling i praksis
Når du skal i gang med selve statusoptællingen, er der en række områder vi anbefaler dig at være særligt opmærksom på:
Opsamling af data
Når du skal tælle dine varer op, skal du vælge, hvilken type opsamling du skal bruge. Du kan enten vælge opsamling med almindelig status, hvor du trykker antal af det scannede produkt ind. Det er en fordel, hvis du laver optælling af mange ens varer.
Du har også mulighed for at lave optælling, hvor du blot scanner stregkoden og ikke indtaster antal produkter. Det er en fordel, hvis du har en lokation med mange enkelte produkter.
Scanning af varer
Når du skal scanne dine varer, trykker du blot på den gule knap på statusscanneren. Derefter taster du antallet af det produkt, du har talt op og trykker “Enter” på den blå knap. Sværere behøver det ikke at være.
Fra en lokation til en anden
Når du er færdig med optællingen på dine lokationer, skal dine optællingslister indlæses i BackOffice. Det gør du ved at sætte din scanner i SEND-tilstand og dermed overføre data til BackOffice. Når du har gjort det, skal du huske at slette data på scanneren, så du er klar til næste lokation.
Du kan også gå videre til optælling af ny lokation uden at sende data. Det gøres ved at gå tilbage på hovedmenuen og taste nyt lokationsnummer. Det anbefales dog, at du sender data, inden du går videre, så du ikke risikerer at miste data.
Har du spørgsmål, eller mangler råd og vejledning til din næste statusoptælling, er du velkommen til at kontakte os på tlf. 77 34 34 80 eller e-mail info@amero.dk.
