Vores supportere og konsulenter får jævnligt spørgsmål omkring, hvordan man bedst opretter varenumre, så de kan fungere på tværs af kassesystemer, økonomisystemer og webshops. Desværre ser vi også nogle gange, når kunder kommer til os, at der i deres tidligere løsninger ikke har været stillet krav til netop varenumre. Det kan på et senere tidspunkt skabe en række udfordringer, så vi vil her give vores bud på, hvad god varenummer-skik er.

Regler og god skik omkring varenummer

Der foreligger reelt ingen klare universelle regler, som dækker alle systemer. MEN du kan ofte følge nogle enkelte retningslinjer, som sikrer dig mod eventuelle fejl og udfordringer.

Unikke varenumre

Et varenummer skal altid være unikt for at man kan skelne det fra andre varenumre. Hver vare, som du ønsker at måle salgsstatistik eller lagerstatistik på, skal have sit eget unikke varenummer. Mange systemer tilbyder at oprette med fortløbende numre, som ofte letter denne proces.

Maks antal karakterer i et varenummer

Vi har fundet forskellige eksempler:
DanDomain (100 karakterer), FlexPOS (50 karakterer), E-conomic (25 karakterer), Dynamics C5/Navision (20 karakterer). Holder du dig under 20 karakterer, så vil du generelt være temmelig sikker. Men overvej, om det giver mening at lave dem så lange. Skal du taste varenumre ind fra tid til anden, så er det rart, at de er så korte som muligt.

Brugen af tegn, bogstaver og tal i et varenummer

Nogle systemer tillader alle tal, bogstaver, tegn osv. Mange systemer har dog forskellige begrænsninger, men ordet varenummer refererer reelt til et nummer. Vi anbefaler brugen af tallene 0-9, bogstaverne A-Z samt bindestreg. Lokale bogstaver, specialtegn og mellemrum bør ikke anvendes. Et varenummer bør ligeledes ikke have forindstillede nuller (eks. 000123), da flere systemer fjerner nullerne og derved blot læser 123, hvilket måske allerede findes eller derfor vil fejle eller skabe en mulig udfordring mellem to integrerede systemer.

Håndtering af varer med varianter

Sælger man varer i flere varianter (eksempelvis en trøje i flere størrelser), skal hver variant have sit eget unikke varenummer. Dette gælder specielt, hvis man ønsker at lagerføre varianterne hver for sig, så man kan følge, hvor mange der sælges af hver variant. Men ingen regel uden undtagelse. Nogle systemer arbejder med begrebet simple varianter (eksempelvis DanDomains webshop). Det betyder, at systemet tillader, at man sælger flere varer under samme varenummer. Hvis flere systemer skal arbejde sammen, så skal alle varer have hver sit varenummer.

Brugen af leverandørernes varenumre

Kan jeg ikke bare bruge min leverandørs varenummer? Svaret er ikke altid entydigt. Det afhænger nemlig af, om leverandør A bruger samme varenummer som leverandør B (dette opleves jævnligt). Samtidig skal du også være opmærksom på, om leverandørerne har unikke varenumre for varianter, skifter varenumre løbende eller genbruger varenumre. Vi ser alle tre senarier fra tid til anden.

Sådan undgår I brugen af samme varenummer fra to leverandører

Der er en helt enkelt løsning, hvis du ønsker at bruge din leverandørs varenumre. Her anbefaler vi, at du eksempelvis giver hver leverandør to unikke karakterer, som sættes foran deres varenummer  – efterfulgt af en bindestreg (eksempelvis 10-12345, hvor 10 repræsenterer leverandør A). Derved undgår I samme varenummer.

Opsummering i tre enkelte steps

  1. Hav altid unikke varenumre til alle varianter og leverandører
  2. Brug max. 20 karakterer ved oprettelse af varenummer
  3. Brug kun tallene 0-9, bogstaverne A-Z og bindestreg