Oprettelse af varenumre. Hvad skal du være opmærksom på?

Skrevet af Theis Mikkelsen — 23/11/2016

varenummer - Hvad skal du være opmærksom på?
Vores supportere og konsulenter får jævnligt spørgsmål omkring, hvordan man bedst opretter varenumre, så de kan fungere på tværs af kassesystemer, økonomisystemer og webshops. Desværre ser vi også nogen gange, når kunder kommer til os, at der i deres tidligere løsninger ikke har været stillet nogle krav eller anbefalinger. Det kan give nogle udfordringer, så vi vil her give vores bud på, hvad god varenummer-skik er.

Regler og god skik omkring varenummer

Der foreligger reelt ingen klare universelle regler, som dækker alle systemer. MEN du kan som oftest følge nogle enkelte retningslinjer, som betyder at du skærmet godt af for eventuelle fejl og udfordringer.

Unikke varenumre

Et varenummer skal altid være unikt for, at man kan skelne det fra andre varenumre. Hver vare, som du ønsker at måle salgsstatistik eller lagerstatistik på, skal derfor have sit eget unikke varenummer. Mange systemer tilbyder at oprette med fortløbende numre, som ofte letter denne proces.

Maks antal karakterer i et varenummer

Vi har fundet forskellige eksempler. Eksempler: DanDomain (100 karakterer), FlexPOS (50 karakterer), E-conomic (25 karakterer), Dynamics C5/Navision (20 karakterer). Holder du dig under 20 karakterer, så vil du generelt være temmelig sikker. Men overvej om det giver mening at lave dem så lange. Skal du taste varenumre ind fra tid til anden, så er det rart at de er så korte som muligt.

Brugen af tegn, bogstaver og tal i et varenummer

Nogle systemer tillader alle tal, bogstaver, tegn osv. Mange systemer har dog forskellige begrænsninger, men ordet varenummer refererer reelt til et nummer. Vi anbefaler brugen af tallene 0-9, bogstaverne A-Z samt bindestreg.
Lokale bogstaver, specialtegn og mellemrum bør ikke bruges. Et varenummer bør ligeledes ikke have forindstillede nuller (eks. 000123), da flere systemer fjerner nullerne og derved blot læser 123, hvilket måske allerede findes eller derfor vil fejle eller skabe en mulig udfordring mellem to integrerede systemer.

Håndtering af varer med varianter

Sælger man varer i flere varianter (eksempelvis en trøje i flere størrelser), så skal hver variant (størrelse) have sit eget unikke varenummer, hvis man ønsker at lagerføre varianterne hver for sig og vide hvor mange man sælger af hver variant. Men ingen regel uden en undtagelse. Nogle systemer arbejder med begrebet simple varianter (eksempelvis DanDomains webshop). Det betyder, at systemet tillader, at man sælger flere varer under samme varenummer. Hvis flere systemer skal arbejde sammen, så skal alle varer have hver sit varenummer.

Brugen af leverandørernes varenumre

Kan jeg ikke bare bruge min leverandørs varenummer? Svaret er ikke altid entydigt. Det afhænger nemlig af om din leverandør A bruger samme varenummer som leverandør B (dette kan opleves jævnligt). Samtidig skal du også være opmærksom på om leverandørerne har unikke varenumre for varianter, skifter varenumre løbende eller genbruger varenumre. Og jo, vi ser alle tre senarier fra tid til anden.

Sådan undgår I brugen af samme varenummer fra 2 leverandører

Der er en helt enkelt løsning, hvis du ønsker at bruge din leverandørs varenumre. Her anbefaler Amero at du eksempelvis giver hver leverandør 2 unikke karakterer, som sættes foran deres varenummer efterfulgt af en bindestreg (Eksempelvis 10-12345, hvor 10 repræsenterer leverandør A). Derved undgår I samme varenummer.

Opsummering i tre enkelte steps.

  1. Hav altid unikke varenumre til alle varianter og leverandører
  2. Brug max. 20 karakterer i varenummeret
  3. Brug kun tallene 0-9, bogstaverne A-Z og bindestreg